为了做好毕业生档案整理规档工作，保证毕业生能按时顺利地领取档案，各函授教学站应认真做好档案整理工作，提供每位学生如下档案资料：

1、学生登记表；

2、学生学籍表、成绩表各一份。要求填写内容详细、字迹清晰，用黑色墨水填写（表上要标明年级、专业、专科还是本科、姓名要和身份证上的一致）。

3、入党、入团申请志愿书；

4、三好学生、优秀干部，优秀党、团员等评优登记表；

5、处分材料；

6、毕业生情况登记表（表中的自我鉴定、班级、学校鉴定一定要认真写好，填表时间应为领毕业证那年的6月份的日期）；

7、毕业论文、毕业设计评审表（表中的每一个内容都要认真填写）各1份；

8、加盖招生办公章的成人高等学校招生登记表（在长沙学院继续教育学院报成考的函授教学站不交此表）；

9、上交档案时请出具以班为单位列出了档案材料名目的移交清单打印件（清单中的名单要按学号顺序纵向列出学生姓名、性别）一式两份，并加盖函授教学站单位公章；

10、毕业生档案上交时间为每年6月10日前；

11、毕业生档案盖章封袋后，函授站领去和毕业证一起发给毕业生（学生领档案时必须签名）；

12、此规定从2005年9月1日起执行。